公開してまだまだ間もないのだけど一昨日まで見てくれている方が10人程度から急に80人程度に( ﾟДﾟ)何がおこったのだろうと思いつつマイペースに今日も事務所でお仕事です。

仕事も暇ではないが時間は作るものと自負しているので頑張ってこちらのほうも活動していきます。今日はとある企業さんのシステムチェック・・・と効率化のお話。

今の時代はパソコンと切っても切れない時代。企業でも同様でだいたいの企業の基本としては入力機器（パソコン）や出力機器（プリンター）などとつながっている。納品書や請求書も電子化も進んでいるし2022年1月からは改正電子帳簿保存法なんてものまでできて電子データも管理の対象で元データは特に大事になる。詳しくは会員向けに配信します。

話が元に戻るが一度、入力機器か出力機器にトラブルが発生すると選択肢は自力で直す、他者に直してもらう、直らないので買い替えるなどの選択肢になるかと思う。大きな企業になるとシステム管理者を独自においていたりする。ただ、中小企業など特に従業員が10名以下のところにおいてはシステム管理を社長さんがしていたり社内のちょっと詳しい人がやっていたりする。

ただどうしても片手間での役割となるのでシステムが最新でなかったり検討すらしていなかったりどうしても時代遅れになりがちだ。私がコンサルタントとして担当した企業は令和のこの時代に手書き伝票でやり取りしているところもあり、私のススメでＰＣを導入することになった先もある。ただ、手書きで伝票を書いていたのとドットプリンターなど複写で控えが残るようにしていたり手書きは手書きの理由があったが全てデジタル化できるものであったのとやはりデータが残る、相手が字がわかりやすくミスが減る、過去のものが残るので参考にできるのでメリットも大きい。また伝票関係だけではなく顧客管理ソフトや調べ事ができるようになった環境などすべてが早くなった。

ただ、問題点も残る、若い従業員は即座に対応もできたし、慣れるのがやはり若いほど早い。
経営者も慣れるしかないとの意気込みで慣れていった。その後はパソコンでわからないことはリモートで対応してあげるなど現在も好評である。基本はリモートだが大きな問題のときは現場への駆けつけも近場であればやっている。

ここまでは過去にやってきた事例のひとつ。

今日はエクセルのマクロで30年も過去に販売管理ソフトを作った製造業の社長さんの話である。社長さんが独自にシステムを作ってしまった話。その当時は思ったようなソフトが今のようになく、社長さんはエクセルのマクロが使えたので膨大な時間をかけてシステム化した。ただ、時代は流れＥｘｃｅｌもどんどんとバージョンが上がるし消費税設定も変わる。そのたびにエラーを出し修正し運用してきた。ただ、30年たつと問題があちらこちらに。

まず社長の高齢化だ。社長が高齢化し忘れることが増えてきてエラーをはいても原因が分からなく、エラー発生率が上がっているのだ。そのたびに社長も作業の手が止まり修正に。そこの企業はパソコン1台という運用を続けてきており、Ｅｘｃｅｌなのでコピペで新しいパソコンに移行が簡単なのはいいがやはり修正がだんだんと難しくなってきている。従業員たちがまずこのシステムいつまで使えるだろうと不安が付きまとう。ただ、システムの開発会社と打ち合わせをするも300万以上の見積が・・・。

一般的な伝票であれば数万円程度のソフトで十分だが親会社が特殊伝票を使っているため、一般企業用のシステムは一般ソフトに合わせれば簡単にできることがわかっている。

課題は親会社の特殊伝票これは切り分けてソフトを用意したとしても数万円加算程度で済みそうなのでシステム会社よりは市販のものに合わせていくことが適切でもっとも安く済むだろうという結論に至った。

新しい会社の立ち上げを考えている人は一度システムに関しても考えてほしい。

例えば
業務にシステムを合わせるのか・・・システム代は高くつく
システムに業務を合わせるのかで・・・システム代は安くつく

費用が変わってくることもある。

事業が小さい内はシステムに業務を合わせるのも立派な経費削減だと思う。
最近の市販ソフトも優秀なものが増えているのとカスタマイズ性も高いので
検討してみるとよいだろう。